KHÓA HỌC QUẢN LÝ TÒA NHÀ

§  Kiến thức cơ bản về pháp luật đất đai, xây dựng, nhà ở và kinh doanh bất động sản và pháp luật liên quan.

§  Kiến thức pháp luật về quản lý chất lượng, quản lý vận hành nhà chung cư.

§  Tổng quan về công tác quản lý tòa nhà

§  Sơ đồ tổ chức và cấu trúc nhân sự một đơn vị quản lý tòa nhà:

–                  Chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc của các bộ phận

–                  Ban quản lý, kỹ thuật, lễ tân, kế toán và chăm sóc khách hàng.

§  Tuyển chọn và đào tạo nhân viên:

–         Chính sách, quy trình, phương pháp phỏng vấn;

–         Vấn đề hội nhập người mới.

§  Sổ tay hướng dẫn nhân viên:

–         Bảng mô tả công việc;

–         Hướng dẫn quy trình tiêu chuẩn cho mỗi bộ phận của một đơn vị quản lý tòa nhà.

§  Hoạch định và quản lý hệ thống lương thưởng

Chuyên đề 1: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì nhà và hệ thống cấp điện, cấp và thoát nước trong và ngoài nhà chung cư

Chuyên đề 2: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì hệ thống thông gió – cấp nhiệt trong nhà chung cư

Chuyên đề 3: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì thang máy trong nhà chung cư

Chuyên đề 4: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì hệ thống thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC); về an toàn PCCC; về bảo vệ, cứu nạn, cứu hộ và ứng phó với thiên tai trong nhà chung cư

Chuyên đề 5: Quản lý vệ sinh, môi trường, cảnh quan của nhà chung cư

§  Quản lý tiền khai trương:

–         Kiểm tra các trang thiết bị: hệ thống M&E, PCCC, điện, nước, CCTV (Closed-circuit television);

–         Soạn thảo nội quy họat động;

–         Soạn thảo quy trình bàn giao;

–         Công tác chuẩn bị khai trương.

§  Thiết lập hệ thống các quy trình vận hành tòa nhà (SOP – Standard Operation Procedures):

–         Các quy định và nội quy tiêu chuẩn: khu văn phòng, khu bán lẻ, khu căn hộ, bộ phận bảo vệ, vệ sinh, các nhà thầu thi công nội thất;

–         Các thủ tục vận hành tòa nhà;

–         Các quy định hành động đối phó trong các trường hợp khẩn cấp;

–         Phương án và kế hoạch tiêu chuẩn về PCCC, diễn tập PCCC, thoát hiểm;

–         Quy trình kiểm tra các quy định;

§  Công tác quản lý hệ thống kỹ thuật:

–         Máy phát điện, hệ thống điện, bơm nước, PCCC, CCTV, thang máy, cấp thoát nước, điện thoại nội bộ, chiếu sáng, mạng nội bộ, cấu trúc tòa nhà;

–         Kiểm tra, đánh giá hệ thống kỹ thuật; Kiểm tra và sửa chữa định kỳ;

–         Kế hoạch mua sắm thiết bị vật tư; Lập kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung;

–         Lịch trình làm việc của nhân viên kỹ thuật;

§  Quản lý tiện tích của tòa nhà:

–         Hệ thống truyền hình cáp

–         Hệ thống viễn thông, internet, Hệ thống CCTV

–         Bãi giữ xe

§  Quản lý nhà cung ứng dịch vụ: lập kế hoạch thực hiện, quy trình tuyển chọn nhà thầu các dịch vụ

–         Bảo hiểm tòa nhà;

–         Dịch vụ bảo vệ; Dịch vụ vệ sinh; Dịch vụ cây cảnh.

§  Phương pháp thiết lập kế hoạch doanh thu và chi phí hoạt động:

–         Xác định kế hoạch và yêu cần thiết trong tương lai để vận hành tòa nhà;

–         Xác định chi phí và nguồn thu cần thiết hàng năm cho tòa nhà và từng khách hàng;

–         Kế hoạch chi phí sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ;

–         Xây dựng doanh thu và dòng ngân lưu trên cơ sở xem xét mặt bằng còn trống, thời gian thuê, giá thị trường.

§  Theo dõi và quản lý các khoản thanh toán

§  Kiểm soát kế hoạch chi phí vận hành tòa nhà hàng năm:

–         Lương nhân viên;

–         Chi phí hành chánh văn phòng;

–         Chi phí đầu tư hàng năm (CAPEX);

–         Chi phí vận hành toàn tòa nhà hàng năm (OPEX).

§  Hệ thống báo cáo: doanh thu, chi phí, thanh toán;

§  Phân tích rủi ro tài chính.

–         Thông tin trao đổi với khách hàng;

–         Ghi nhận những yêu cầu từ khách hàng;

–         Phối hợp Chủ đầu tư/PM/M&E để đề ra giải pháp giải quyết hợp lý;

–         Theo dõi sự hài lòng của khách thuê, xác nhận những quan tâm của khách thuê và đánh giá những dịch vụ cung cấp.

§  Quản lý hợp đồng khách thuê:

–         Lập hồ sơ quản lý hợp đồngkhách thuê;

–         Kế hoạch làm việc với khách hàng, Lập hồ sơ theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng;

–         Theo dõi việc thanh toán của khách hàng;

§  Sổ tay khách hàng, hướng dẫn trang trí nội thất

§  Công tác giám sát tòa nhà

§  Bảo hiểm tài sản và trách nhiệm công cộng trong tòa nhà

§  Kế hoạch quản lý rủi ro:

–         Rủi ro nội bộ; Khách thuê không tuân thủ việc thanh toán

–         Phòng ngừa các sự cố thiết bị kỹ thuật;

–         Phương án phản ứng trong trường hợp khẩn cấp.