Quản Lý Dự Án Cũng Là Một Nghề
Quản lý dự án cũng là một nghề, một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại, nó khác hoàn toàn so với việc quản lý công việc thường ngày của một nhà hàng, một công ty sản xuất hay một nhà máy , bởi tính lặp đi lặp lại, diễn ra theo các quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ của công việc.
Công Việc Của Một Người Quản Lý Dự Án
Trước hết, cần phải hiểu Quản lý dự án (Project Management – PM) là công tác hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả những khía cạnh của một dự án. Kích thích mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với các chi phí, chất lượng và thời gian dự kiến. Nói một cách khác, Quản lý dự án (QLDA) là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Vòng Đời Của Dự Án Quản Lý Dự Án Cũng Là Một Nghề
Mỗi dự án đầu tư xây dựng đều có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng nên dự án có một vòng đời. Vòng đời của dự án (Project life cycle) bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả và đến khi kết thúc dự án.
Thông thường, các dự án đều có vòng đời bốn giai đoạn, bao gồm: Giai đoạn hình thành dự án, giai đoạn nghiên cứu phát triển, giai đoạn thực hiện & quản lý, giai đoạn kết thúc.
Tiến trình công việc chính như: Xây dựng ý tưởng ban đầu, xác định quy mô và mục tiêu, đánh giá các khả năng, tính khả thi của dự án, xác định các nhân tố và cơ sở thực hiện dự án.
7 Kỹ Năng Cần Có Của Người Quản Lý Dự Án
1. Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc
Khi thành thạo các kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn. Nhất là việc lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản. Do đó, nên luyện để nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan trọng.
2. Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc
Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch. Cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nghiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này.
3. Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp
Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin.
4. Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm
Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong nhóm chất vấn bạn. Hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan.
5. Luôn đảm bảo tiến độ công việc
Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao. Là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án nhằm đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất. Nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.
6. Bình tĩnh để kiểm soát tình hình
Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, và luôn có những phương án đề phòng bất trắc.
7. Thích ứng với những thay đổi
Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi. Đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình. Và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.
