Khóa học quản trị hành chính văn phòng

Đăng ký

Thực hiện Thông tư số: 21/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan đơn vị.
Có thể nói công tác hành chính văn phòng đó là một công việc vừa dễ lại vừa rất khó. Nói là dễ bởi vì ở nhiều đơn vị hiện nay có thực tế là một vài người chưa có điều kiện được bố trí công việc phù hợp chuyên môn đào tạo, vài người do “Anh Tư, Chú Tám” gửi gắm chưa sắp xếp được nên tạm đưa về phòng hành chính… và số này dường như cũng “hoàn thành” công việc được giao. Nói đây là việc khó bởi vì những người làm công tác hành chính văn phòng có thực sự là bộ mặt của đơn vị trong giao tiếp với khách hàng đến liên hệ công tác hay không, có phải là bộ phận quán xuyến hậu cần cho hoạt động của đơn vị hay không? Công tác soạn thảo các văn bản hành chính và lưu trữ hồ sơ có thực hiện đúng quy định của Nhà nước hay không? Có đáp ứng yêu cầu của đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay không ? đó thực sự vẫn là câu hỏi còn bỏ ngỏ. Hơn nữa việc soạn thảo văn bản đúng quy định của pháp luật và hài lòng “sếp” quả thực không dễ dàng.

Nhằm góp phần cập nhật, bồi dưỡng kiến thức pháp lý, nghiệp vụ quản trị văn phòng, kỹ năng giao tiếp nơi cơ quan, công sở và kỹ thuật về soạn thảo và lưu trữ văn thư cho đội ngũ cán bộ – nhân viên của Quí Công ty, Viện Nghiên cứu khoa học lãnh đạo và Quản trị doanh nghiệp thuộc Hiệp hội Doanh nghiệp Tp. Hồ Chí Minh, Trường Đại học Mở Tp. HCM biên soạn chương trình khóa học “Quản trị hành chính văn phòng và Kỹ thuật soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ” với các thông tin chi tiết như trong chương trình khóa học dưới đây.

Giảng viên: Các Trường Đại học, Viện Nghiên cứu tại Tp. Hồ Chí Minh

Tham gia những khóa học do Viện tổ chức, các học viên sẽ được:

– Cung cấp miễn phí các bài giảng, tài liệu học tập. Cuối khoá mỗi học viên sẽ nhận được một dĩa CD-ROM chứa đựng toàn bộ các bài giảng, tài liệu liên quan, một số các phần mềm ứng dụng có liên quan tới khóa học.

– Với tài liệu được phát trước, trong từng buổi giảng, các học viên có quyền thảo luận, tranh cãi, và thực hành những tình huống thực tế với các giảng viên và bạn học. Những ý tưởng của học viên luôn được trân trọng, giải quyết thỏa đáng, hoặc được các giảng viên ghi nhận để tiếp tục nghiên cứu.

– Các nhóm học viên có nhu cầu giúp đỡ thêm hay muốn thảo luận mở rộng và nâng cao kiến thức có thể liên hệ với các giảng viên qua e-mail hoặc hẹn giờ gặp tại văn phòng Viện.

– Mỗi khóa học sẽ được lập một kỷ yếu, tối thiểu gồm các thông tin về: Hình ảnh, cơ quan, ngành nghề, địa chỉ, điện thoại, e-mail, v.v… của giảng viên và học viên, để các học viên có thể trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp thường xuyên với nhau và trao đổi với các giảng viên trong và sau khi kết thúc khóa học.

– Sau mỗi khóa học, học viên được đề nghị và có quyền đánh giá, góp ý về: Nội dung khóa học, phương pháp tổ chức, cơ sở học tập, tài liệu giáo trình, và các vấn đề khác. Góp ý của học viên là cơ sở để Viện có điều kiện cải tiến nâng cao chất lượng, ngày mỗi hoàn thiện, đáp ứng tốt hơn cho người học, khẳng định uy tín của cơ sở đào tạo.

– Học viên sau tốt nghiệp vẫn có thể liên hệ với Viện để trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp, có thể tham dự lại một số chuyên đề đã học đối với các khóa học đã đăng ký tham gia để cập nhập thông tin, trau dồi kiến thức.

Ghi danh và học tại:

Viện Nghiên cứu Khoa học lãnh đạo và Quản trị doanh nghiệp; 275 Nguyễn Trãi, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Tp.HCM, ĐT: 38.38.6520; 667.84.867 – 667.84.967 – 667.81.867; Tel/Fax: 38.38.6521; E-mail: leadman@leadman.edu.vn.

Các thông tin khác, xin vui lòng liên hệ các số điện thoại, fax, email, Website nêutrên.

VIỆN LEADMAN – SRI

discount - QTVP

BAN GIẢNG VIÊN
TS Nguyễn Văn Kết
ThS LS Lê Minh Nhựt
ThS Trần Phúc Hoa Chân
ThS Nguyễn Ngọc Châu

Chương trình khóa học
Nội dung:
1. Công tác quản trị hành chính văn phòng
Hành chính và quản lý hành chính
• Khái niệm hành chính, Quản lý hành chính
• Quản lý hành chính nhà nước, Quản lý hành chính doanh nghiệp
• Hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
Văn phòng
• Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
• Vị trí của văn phòng và vấn đề xây dựng văn phòng hiện đại
• Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng
Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác quản trị Hành chính – Văn phòng
(mỗi nghiệp vụ này tương ứng với các phần, các bài học trong chương trình)
Quản lý và sử dụng thông tin, thời gian, tài sản, nhân sự
• Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
• Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
• Soạn thảo các loại văn bản hành chính, Quản lý văn bản, hồ sơ

2. Công tác soạn thảo và quản lý văn bản hành chính

Văn bản hành chính và những yêu cầu soạn thảo văn bản hành chính

Phân biệt Văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật

• Văn bản quy phạm pháp luật: khái niệm và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
• Văn bản hành chính: khái niệm và các loại văn bản hành chính
• Phân biệt sự khác nhau cơ bản, Về mục đích, ý nghĩa, quy trình tổ chức

Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính

• Yêu cầu về nội dung, Yêu cầu về phong cách, ngôn ngữ
• Yêu cầu về hình thức, Yêu cầu về thể thức trình bày văn bản
• Các giai đoạn thực hiện việc soạn thảo văn bản hành chính
• Xác định đối tượng giao tiếp, thể thức văn bản
• Lập đề cương, Thực hiện văn bản , Kiểm tra văn bản

Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính cụ thể

• Công văn: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Công văn, Thực hành soạn thảo
• Quyết định: Đặc điểm, yêu cầu của, Bố cục của Quyết định, Quyết định cá biệt, Quyết định ban hành Quy chế, Quy định, Điều lệ, phê duyệt Phương án, Đề án, Kế hoạch, Thực hành soạn thảo Quyết định
• Nghị quyết: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Nghị quyết, Thực hành soạn thảo
• Thông báo: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Thông báo, Thực hành soạn thảo
• Báo cáo: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Báo cáo, Thực hành soạn thảo
• Tờ trình: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Tờ trình , Thực hành soạn thảo
• Biên bản: Đặc điểm, yêu cầu, Bố cục của Biên bản , Thực hành soạn thảo

3. Quản lý văn bản hồ sơ

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
• Khái niệm Văn bản đến, Các nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến
• Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
Khái niệm Văn bản đi , Các nguyên tắc quản lý và chuyển giao văn bản đi
• Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Khái niệm Văn bản nội bộ, Các nguyên tắc quản lý và chuyển giao văn bản
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Mật
Những nguyên tắc chung, Xác định đúng mức độ mật, Thực hiện các quy định về TL mật, Những phạm vi nội dung bí mật nhà nước
• Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
• Sử dụng theo chức năng luật định, Nguyên tắc đóng dấu , chế độ quản lý con dấu

4. Kỹ năng giao tiếp trong công tác hành chính

Một số vấn đề về Giao tiếp
• Khái niệm giao tiếp, Các nguyên tắc giao tiếp, Các yếu tố giúp thành công trong giao tiếp, Tác phong (trang phục, trang điểm), Thái độ, cử chỉ, lời nói
• Khả năng nắm bắt tâm lý
• Giao tiếp hành chính
• Phong cách giao tiếp hành chính, Các nguyên tắc giao tiếp hành chính
• Các phương tiện giao tiếp, Rèn kỹ năng giao tiếp hành chính
• Kỹ năng lắng nghe, Kỹ năng đặt câu hỏi, Kỹ năng trả lời
• Kỹ năng thuyết trình, báo cáo, Kỹ năng gọi và trả lời điện thoại

Tiếp khách và tổ chức các hoạt động lễ tân

• Tiếp khách
• Khách là người có đề nghị, yêu cầu, khiếu nại, tố cáo
• Khách thăm viếng, giao dịch, khách mời
• Các hoạt động tổ chức tiếp khách, lễ tân, ngoại giao
• Đón tiếp khách, Kỹ năng chào hỏi, bắt tay, Nghệ thuật giới thiệu
• Phong cách đi đứng, Đi bộ cùng đoàn, Đi bằng xe hơi
• Bố trí chỗ ngồi, Chỗ ngồi trên xe hơi, Chỗ ngồi trong phòng khách, phòng họp
• Treo cờ, Xác định các sự kiện cần treo cờ, Nguyên tắc treo cờ
• Đặt phòng nghỉ cho khách, Vị trí (nhà nghỉ, phòng nghỉ), Các yếu tố đặc biệt khác của nhà nghỉ
• Các kỹ năng khác: chiêu đãi khách, nghệ thuật tặng quà cho khách, tiễn khách.

Quản lý và sử dụng thông tin, thời gian, tài sản và nhân sự

Quản lý và sử dụng thông tin: Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý
Phân loại thông tin và xác định phương pháp xử lý các loại thông tin
Quy trình quản lý thông tin, Nguyên tắc tiếp nhận, truyền đạt và xử lý thông tin
Quản lý và sử dụng thời gian: Các nguyên nhân làm mất thời gian, Biện pháp khắc phục, Ý nghĩa của việc quản lý thời gian
Quản lý và sử dụng tài sản: Quản lý đầu vào, Quản lý quá trình sử dụng tài sản, Quản lý đầu ra
Quản lý và sử dụng nhân sự: Phân biệt quản lý nhân sự dưới góc độ tổ chức và hành chính, Quản lý thông tin nhân sự, Quản lý quá trình công tác
Quản lý sau khi kết thúc quá trình công tác, (Giải quyết một số bài tập tình huống).

Công tác xây dựng chương trình và tổ chức sự kiện

Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình

Phân biệt chương trình – kế hoạch – lịch làm việc
Chương trình, Kế hoạch , Lịch làm việc
Nguyên tắc, nội dung và quy trình thực hiện
Nguyên tắc xây dựng
Xác định nội dung (5W + 1H), Quy trình thực hiện
Thực hành xây dựng Lịch làm việc
(Làm việc theo đội, nhóm, phân vai).

Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Tổng quan về các sự kiện trong cơ quan, tổ chức
Khái niệm về các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội
Phân biệt sự khác nhau cơ bản, Về mục đích, ý nghĩa, Về quy trình tổ chức
Quy trình tổ chức
Giai đoạn chuẩn bị, Chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội
Giai đoạn tiến hành, Tiến hành cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội
Giai đoạn kết thúc, Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội
Thực hành tổ chức một sự kiện
(Làm việc theo đội, nhóm, phân vai)

Kiểm tra cuối khóa

Tham gia những khóa học do Viện tổ chức, các học viên sẽ được:

– Cung cấp miễn phí các bài giảng, tài liệu học tập. Cuối khoá mỗi học viên sẽ nhận được một dĩa CD-ROM chứa đựng toàn bộ các bài giảng, tài liệu liên quan, một số các phần mềm ứng dụng có liên quan tới khóa học.

– Với tài liệu được phát trước, trong từng buổi giảng, các học viên có quyền thảo luận, tranh cãi, và thực hành những tình huống thực tế với các giảng viên và bạn học. Những ý tưởng của học viên luôn được trân trọng, giải quyết thỏa đáng, hoặc được các giảng viên ghi nhận để tiếp tục nghiên cứu.

– Các nhóm học viên có nhu cầu giúp đỡ thêm hay muốn thảo luận mở rộng và nâng cao kiến thức có thể liên hệ với các giảng viên qua e-mail hoặc hẹn giờ gặp tại văn phòng Viện.

– Mỗi khóa học sẽ được lập một kỷ yếu, tối thiểu gồm các thông tin về: Hình ảnh, cơ quan, ngành nghề, địa chỉ, điện thoại, e-mail, v.v… của giảng viên và học viên, để các học viên có thể trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp thường xuyên với nhau và trao đổi với các giảng viên trong và sau khi kết thúc khóa học.

– Sau mỗi khóa học, học viên được đề nghị và có quyền đánh giá, góp ý về: Nội dung khóa học, phương pháp tổ chức, cơ sở học tập, tài liệu giáo trình, và các vấn đề khác. Góp ý của học viên là cơ sở để Viện có điều kiện cải tiến nâng cao chất lượng, ngày mỗi hoàn thiện, đáp ứng tốt hơn cho người học, khẳng định uy tín của cơ sở đào tạo.

– Học viên sau tốt nghiệp vẫn có thể liên hệ với Viện để trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp, có thể tham dự lại một số chuyên đề đã học đối với các khóa học đã đăng ký tham gia để cập nhập thông tin, trau dồi kiến thức.

Đối tượng học viên gồm:
– Cán bộ quản lý văn phòng, thư ký giám đốc, văn phòng, cán bộ tổ chức nhân sự, chuyên viên phòng tổ chức hành chính công ty
– Sinh các ngành có nhu cầu.

Download Tài Liệu Khóa học dl